96%
de los campos de línea extraídos no necesitan corrección humana
Onivo · Automatización de AP
Automatización de cuentas por pagar con IA para equipos de AP modernos
Centraliza la recepción de facturas, la extracción por OCR, la conciliación con orden de compra y recibo, el ruteo de aprobaciones y la contabilización en el ERP, en un solo flujo diseñado para control y velocidad.
3 vías
conciliación de orden de compra, recibo y factura
Listo para auditoría
historial de actividad en cada decisión
Procesamiento en vivo
Factura INV-2847
Recibida
Adjunto de correo capturado y clasificado
OCR procesado
Número de factura, proveedor, total, impuesto y líneas extraídos
Conciliación
Cruce de orden de compra y recibo en curso, dentro de tolerancias
Aprobación
Ruteada a los aprobadores por monto, centro de costo y proyecto
Lista para el ERP
Factura del ERP validada y en cola
Recepción de facturas
Buzón de correo + carga manual, con seguimiento de la salud de la cola.
Inteligencia de OCR
Extracción consciente del proveedor para número de factura, fecha de vencimiento, impuesto, envío y detalle de líneas.
Gestión de excepciones
Alertas claras de discrepancias, controles de anulación y justificación obligatoria para aprobaciones.
Orquestación de aprobaciones
Ruteo por monto, centro de costo y proyecto, con colas de acción por rol.
Cómo funciona
De la llegada de la factura a la contabilización en el ERP en un solo flujo controlado
Captura
Recibe facturas por buzón dedicado o carga PDF, imagen y HEIC desde el escritorio o el teléfono.
Extracción y validación
Ejecuta el procesamiento por OCR con puntaje de confianza y revisión a nivel de campo para extracciones de baja confianza.
Conciliación y ruteo
Ejecuta conciliación a 2 o 3 vías, clasifica el estado de la conciliación y envía a la cadena de aprobadores correcta.
Contabilización y trazabilidad
Publica las facturas aprobadas en el ERP con registros de sincronización, vista previa del payload y retención del rastro de auditoría.
En números
El valor que los equipos de AP obtienen con Onivo
96%
de los campos de línea extraídos no necesitan corrección humana
73%
de las facturas se procesan sin una sola edición manual
1,100+
líneas leídas, codificadas y conciliadas a la fecha
3 vías
factura, orden de compra y recibo conciliados línea por línea
100%
de las decisiones en un rastro de auditoría a prueba de manipulación
24/7
recepción por correo — las facturas llegan listas para revisión en minutos
Medido sobre facturas reales procesadas en Onivo — datos de la plataforma, no proyecciones.
Funcionalidades
Todo lo que necesitas para operar AP de principio a fin
Recepción y captura
- Buzón de correo + carga manual
- PDF, imagen y HEIC desde el escritorio o el teléfono
- Seguimiento de la salud de la cola
Extracción y conciliación
- OCR consciente del proveedor con puntaje de confianza
- Cada línea codificada a cuenta contable, centro de costo y proyecto
- Conciliación de orden de compra / recibo a 2 y 3 vías
- Reglas de tolerancia y alertas claras de discrepancias
Aprobaciones y controles
- Ruteo por monto, centro de costo y proyecto
- Controles de anulación con justificación obligatoria
- Colas de acción por rol
ERP y auditoría
- Contabilización en el ERP con vista previa del payload
- Registros de sincronización y flujo de reintento
- Rastro de auditoría completo y política de retención
Cuando una conciliación falla, la factura se detiene. La línea que no cumplió su tolerancia se convierte en una excepción — retenida de la aprobación, con los dos números en desacuerdo mostrados lado a lado — y espera a que una persona decida. Onivo también detecta facturas duplicadas y reenviadas antes de que se paguen dos veces: la segunda copia recibe el mismo tratamiento, se señala y se retiene, en lugar de aparecer en un estado de cuenta del proveedor meses después. Los detalles están en la página de conciliación de facturas a 2 y 3 vías.
Después de la aprobación, la factura se contabiliza en tus libros. Onivo crea la factura en los propios términos de tu ERP — sus cuentas, clases y proyectos — y consulta antes de crear, para que nada se contabilice dos veces. El estado de exportación se rastrea, y una contabilización fallida reintenta por sí sola. Las plataformas contables en la nube se conectan por una API en vivo; los sistemas de escritorio reciben archivos de exportación listos para el contador. El panorama completo está en la página de integraciones con el ERP.
Cómo se manejan el acceso, el cifrado y el rastro de auditoría está en la página de seguridad, y los precios se ajustan a tu volumen mensual de facturas. Y AP es la mitad del panorama del flujo de caja — el lado de cuentas por cobrar, Onivo AR, está en acceso anticipado.
Quién opera con Onivo
El mismo producto, tres escritorios muy distintos
Estos son arquetipos, no casos de clientes reales — el tipo de escritorios para los que se diseñó el producto. Si alguno se parece al tuyo, el flujo te resultará familiar desde el primer día.
Una contralora en un distribuidor de alimentos
Facturas largas, precios que cambian semana a semana y, de vez en cuando, un producto facturado pero nunca recibido. Su problema no es el volumen, es el desvío. La conciliación a nivel de línea contra la orden de compra y el recibo de mercancía, dentro de las tolerancias que ella define, detecta el precio unitario inflado y el envío incompleto antes de que lleguen a un aprobador.
Un equipo de AP en una firma de administración de propiedades
Cada factura pertenece a un edificio, y cada edificio tiene su propio presupuesto y su propio aprobador — la factura de jardinería de una propiedad no puede ser aprobada por el gerente de otra. Codificar cada línea a un centro de costo y un proyecto es lo que hace que el ruteo de aprobaciones lleve la factura al escritorio correcto, con un rastro de auditoría que muestra quién decidió qué.
La oficina administrativa de una clínica
Un equipo pequeño con varios sombreros: suministros comprados con orden de compra, contratos de servicio que nunca generan un recibo. Onivo ejecuta la conciliación a 3 vías donde existe un recibo y la conciliación a 2 vías donde no lo hay, y retiene el duplicado cuando un proveedor reenvía la factura del mes pasado. Un campo que no puede leer con confianza queda en blanco para revisión — ninguna suposición termina en los libros.
Manual vs Onivo
La misma factura, manejada de dos formas
AP manual
- Recepción — facturas dispersas en distintos correos; alguien las reenvía, alguien las imprime.
- Captura de datos — cada línea digitada a mano, errores de tipeo incluidos.
- Conciliación — revisada contra la orden de compra a simple vista, cuando hay tiempo, solo totales.
- Aprobaciones — un hilo de correo; nadie está seguro de a quién le toca.
- Duplicados — descubiertos en el estado de cuenta del proveedor, después del pago.
- Auditoría — buscar en carpetas y confiar en la memoria de alguien.
AP con Onivo
- Recepción — una sola cola; adjuntos de correo y cargas llegan al mismo lugar.
- Captura de datos — el OCR lee la factura; los campos inciertos quedan en blanco para revisión, no se adivinan.
- Conciliación — cada línea verificada contra la orden de compra y el recibo, dentro de tus tolerancias.
- Aprobaciones — ruteadas por monto, centro de costo y proyecto; la cola muestra a quién le toca.
- Duplicados — detectados y retenidos antes del pago.
- Auditoría — un rastro a prueba de manipulación de cada decisión.
Preguntas frecuentes
Automatización de cuentas por pagar, explicada
¿Qué es la automatización de cuentas por pagar (AP)?
La automatización de AP reemplaza el manejo manual de facturas — captura de datos, perseguir aprobaciones, conciliar órdenes de compra — con software que captura, lee, valida y rutea facturas automáticamente. Onivo ejecuta todo el camino desde la llegada de la factura hasta la contabilización en el ERP en un solo flujo auditable.
¿Qué es la conciliación a 3 vías?
La conciliación a 3 vías compara una factura contra otros dos documentos antes de pagarla: la orden de compra (lo acordado) y el recibo de mercancía (lo que realmente llegó). Onivo ejecuta la verificación línea por línea, dentro de las tolerancias de precio, cantidad y monto que tú defines. Para un ejemplo trabajado de lo que detecta cada verificación, lee qué verifica realmente una conciliación a 3 vías.
¿Cómo captura y lee facturas Onivo?
Las facturas llegan por correo o carga (PDF, imagen o HEIC). El OCR extrae el número de factura, proveedor, fechas, totales, impuesto y líneas, y una capa de aprendizaje mejora por proveedor a partir de las correcciones de tu equipo. Un campo que no se puede leer con confianza queda en blanco para revisión en lugar de adivinarse, y un solo PDF con varias facturas se divide en sus facturas individuales. Más en captura de facturas y OCR.
¿Cómo funciona el ruteo de aprobaciones?
Tú defines las reglas de aprobación por monto, centro de costo y proyecto. Onivo codifica cada línea de la factura, rutea la factura a los aprobadores correctos y registra cada decisión en un rastro de auditoría a prueba de manipulación — así "quién aprobó esto y por qué" tiene un registro como respuesta, no un recuerdo.
¿Con qué sistemas contables funciona Onivo?
Las plataformas contables en la nube se conectan por una API en vivo — las facturas aprobadas se sincronizan como facturas por pagar, en los propios términos de tu sistema — y los ERP de escritorio funcionan mediante archivos de exportación listos para el contador. El panorama completo está en la página de integraciones con el ERP.
¿Cómo funciona la automatización de AP con mi sistema contable?
Una vez que una factura pasa la conciliación y la aprobación, Onivo crea la factura en tu ERP usando su propio vocabulario — sus cuentas, clases y proyectos — y consulta el sistema antes de crear nada, para que una factura nunca se contabilice dos veces. El estado de exportación se rastrea, y una exportación fallida reintenta automáticamente. Detalles en la página de integraciones con el ERP.
¿Cuánto tarda la implementación?
Típicamente de días a un par de semanas. La configuración consiste en importar tus maestros de proveedores y codificación desde CSV, conectar tu ERP y definir tus tolerancias y reglas de aprobación — luego las facturas pueden empezar a llegar.
¿Mis datos de facturas están seguros?
Cada acción sobre una factura — cada edición, resultado de conciliación, aprobación y exportación — se escribe en un rastro de auditoría a prueba de manipulación. Cómo Onivo aísla y protege los datos del cliente, y dónde se ejecuta, está documentado en la página de seguridad.
¿Cuánto cuesta?
Cómo funcionan los precios está en la página de precios — una sola suscripción ajustada a tu volumen de facturas, cotizada en una llamada corta. Incluye tu volumen mensual en la solicitud de demo.
¿Onivo también maneja cuentas por cobrar (AR)?
Sí — Onivo AR trae el mismo enfoque nativo de IA a cuentas por cobrar: aplicación inteligente de efectivo, un copiloto de IA para cobranza, gestión de recordatorios y manejo de disputas. Se lanza pronto, así que puedes ver la plataforma por adelantado y unirte a la lista de espera.
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También viene un Onivo para el dinero que entra
Onivo AR trae el mismo flujo nativo de IA a cuentas por cobrar — aplicación inteligente de efectivo, un copiloto de IA para cobranza, recordatorios, disputas y un portal de autoservicio para el cliente. Opera ambos lados de tu flujo de caja en una sola plataforma.
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