3 señales
ruteo por monto, centro de costo y proyecto
Onivo AP · Soluciones
Automatización de flujos de aprobación de facturas que sabe quién firma
La factura llega, las líneas se codifican, la conciliación corre — y luego alguien tiene que decir que sí. Onivo rutea esa decisión por monto, centro de costo y proyecto, pone todo lo que necesita el aprobador en una sola pantalla, y escribe cada paso en un rastro de auditoría a prueba de manipulación. Para el pensamiento de diseño detrás de esto, lee la guía de flujos de aprobación de AP que escalan.
Antes del pago
duplicados y reenvíos detectados primero
Cada decisión
registrada en un rastro a prueba de manipulación
Cadena de aprobación
Factura INV-4172
Codificada
Cada línea con una cuenta contable, centro de costo y proyecto asignados
Conciliada
Verificada contra la orden de compra y el recibo de mercancía
Verificación de duplicado
Examinada contra las facturas ya presentes en el sistema
Aprobación
Ruteada por banda de monto al aprobador del centro de costo
Lista para sincronizar
Factura aprobada en cola para tu ERP
Bandas de monto
Las facturas pequeñas toman un camino corto. Las más grandes escalan a aprobadores más senior. Tú defines los umbrales.
Centro de costo y proyecto
El ruteo sigue dónde cae el gasto, así la persona dueña de ese presupuesto es quien lo aprueba.
Revisor primero
Una factura que necesita una verificación humana se asigna a un revisor antes de que empiece cualquier aprobación.
Detectados antes del pago
Las facturas duplicadas y reenviadas se marcan antes de que puedan pagarse dos veces.
Ruteo
Cómo se construye una cadena de aprobación
La mayoría de las herramientas de aprobación rutean por un solo número: el total de la factura. Onivo lee tres cosas — el monto, el centro de costo y el proyecto — porque así es como realmente funciona la autoridad de gasto. Ve cómo se compara Onivo con otras herramientas de AP y con operar AP solo en tu sistema contable.
Las líneas dicen dónde cae el gasto
Antes de que empiece el ruteo, cada línea de la factura se codifica a una cuenta contable, centro de costo y proyecto — la misma codificación producida durante la captura de facturas y OCR. Las reglas leen esa codificación, no una suposición sobre el proveedor.
Las reglas eligen la cadena
Tú defines quién aprueba a qué montos, y quién es dueño de cada centro de costo y proyecto. Onivo aplica esas reglas a las líneas codificadas y construye la cadena — un aprobador para el gasto rutinario, más para las facturas que merecen más ojos.
Un revisor interviene cuando hace falta
Una factura con un campo de baja confianza o una línea sin conciliar se asigna a un revisor antes de que empiece la aprobación. Sus correcciones alimentan la capa de aprendizaje, así la siguiente factura de ese proveedor se lee más limpia por sí sola.
Los aprobadores actúan en orden
Cada aprobador ve la factura cuando le toca — sin reenvíos, sin perseguir a nadie. Aprueba o rechaza; de cualquier forma la decisión se registra con quién actuó y cuándo.
La vista del aprobador
Qué ven los aprobadores cuando les toca
Las aprobaciones se estancan cuando el aprobador tiene que ponerse a buscar — abriendo la orden de compra en un sistema, la factura en otro, y el correo para el resto. Onivo pone toda la historia en una sola pantalla:
- La factura misma — el PDF original o el adjunto de correo, no un resumen digitado de nuevo.
- Cada línea, codificada — cuenta contable, centro de costo y proyecto en cada línea, lista para cuestionar o aceptar.
- El resultado de la conciliación — cómo se comparó la factura contra la orden de compra y el recibo de mercancía, dentro de las tolerancias de precio, cantidad y monto que tú defines. Los detalles están en la página de conciliación de facturas a 3 vías.
- Advertencias de duplicado — si la factura se parece a una ya presente en el sistema, el aprobador lo sabe antes de decidir.
- Blancos honestos — cuando Onivo no pudo leer un campo con confianza, queda en blanco en lugar de llevar una suposición.
Esa es toda la decisión, en un solo lugar. El aprobador dedica su atención a si el gasto es correcto — no a reconstruir el papeleo.
Defensa contra duplicados
Duplicados y reenvíos, detectados antes del pago
El error costoso en AP no es una aprobación lenta — es pagar la misma factura dos veces. Y los duplicados rara vez se ven idénticos: el mismo PDF llega una vez por correo y otra por carga, o un proveedor reenvía una factura con un número nuevo después de una disputa. Onivo examina cada factura entrante contra lo que ya está en el sistema y marca duplicados y facturas reenviadas antes de que cualquiera de las dos llegue al pago — mientras la aprobación todavía está abierta, cuando detenerla no cuesta nada.
La misma cautela continúa hacia los libros. Cuando una factura aprobada se sincroniza con tu ERP a través del conector del ERP, Onivo consulta antes de crear, así una factura que ya existe en tu libro contable nunca se contabiliza una segunda vez.
Responsabilidad
Un rastro de auditoría de cada decisión
Cada decisión en el flujo de aprobación — una aprobación, un rechazo, una reasignación, un campo corregido — se escribe en un rastro de auditoría a prueba de manipulación: quién actuó, sobre qué actuó, y cuándo. Meses después, cuando un auditor pregunta por qué se pagó una factura, la respuesta es un registro, no una reconstrucción a partir de bandejas de entrada. Cómo se protege el rastro, junto con el resto de nuestros controles, se cubre en la página de seguridad.
Preguntas frecuentes
Preguntas sobre el flujo de aprobación, explicadas
¿El ruteo de aprobaciones puede usar más que el monto de la factura?
Sí. Onivo rutea aprobaciones por monto, centro de costo y proyecto. Como cada línea se codifica antes de que empiece el ruteo, una factura puede ir a la persona dueña del presupuesto que realmente impacta, no solo a quien maneja ese proveedor.
¿Qué ve un aprobador cuando le llega una factura?
La factura original, cada línea con su cuenta contable, centro de costo y proyecto, el resultado de la conciliación contra la orden de compra y el recibo de mercancía, y cualquier advertencia de duplicado — todo en una sola pantalla. Los campos que Onivo no pudo leer quedan en blanco en lugar de adivinarse.
¿Qué pasa cuando un proveedor reenvía una factura con un número nuevo?
Onivo examina cada factura entrante contra lo que ya está en el sistema y marca tanto las facturas reenviadas como los duplicados directos, antes de que cualquiera de las dos se pague dos veces. Del lado del ERP, la consulta antes de crear significa que una factura que ya existe nunca se contabiliza una segunda vez.
¿Se registra cada decisión de aprobación?
Sí. Cada aprobación, rechazo, reasignación y campo corregido se escribe en un rastro de auditoría a prueba de manipulación — quién actuó y cuándo — así el historial se puede verificar después de los hechos.
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