Tres documentos
La factura, la orden de compra, el recibo de mercancía — comparados línea contra línea.
Onivo · Soluciones
Conciliación a 3 vías que verifica cada línea antes de que alguien la apruebe
Onivo compara la factura, la orden de compra y el recibo de mercancía línea por línea, dentro de las tolerancias de precio, cantidad y monto que tú defines. Una conciliación limpia avanza. Una discrepancia se convierte en una excepción y espera a una persona. ¿Nuevo en el control mismo? Empieza con la guía en lenguaje sencillo sobre qué verifica realmente la conciliación a 3 vías.
Conciliación a 3 vías
Factura INV-3121
Líneas emparejadas
Cada línea de factura emparejada con su línea de orden de compra
Verificación de precio
Precios unitarios dentro de la tolerancia definida para esta cuenta
Verificación de cantidad
La línea 4 factura 12 unidades, el recibo muestra 10 — excepción generada
Aprobación
Retenida hasta que se resuelva la excepción
Tus tolerancias
Umbrales de precio, cantidad y monto que tu equipo define, no valores por defecto que heredas.
Excepciones, no sorpresas
Una verificación fallida retiene la factura de la aprobación hasta que alguien la resuelve.
2 vías cuando encaja
Las facturas de servicios sin recibo se concilian contra la orden de compra sola.
Qué se compara
Tres documentos, una pregunta: ¿debería pagarse esta factura?
La factura
Lo que el proveedor dice que debes. Onivo la lee directamente del PDF o del adjunto de correo a través de la captura de facturas y OCR — número de factura, fechas, totales y cada línea. Si un campo no se puede leer con confianza, queda en blanco en lugar de adivinarse.
La orden de compra
Lo que acordaste comprar: los artículos, las cantidades y los precios unitarios que alguien aprobó antes de que saliera la orden. La orden de compra es el lado del dinero del acuerdo, que es por qué ancla tanto la conciliación a 2 como a 3 vías.
El recibo de mercancía
Lo que realmente llegó — las cantidades contadas en el muelle o confirmadas por quien ordenó. El recibo no lleva precios; su trabajo en la conciliación es responder una pregunta: ¿recibimos lo que se nos está facturando?
La conciliación corre línea por línea, no total contra total. Cada línea de factura se empareja con su línea de orden de compra, y luego se verifica: ¿es el precio unitario el que dice la orden de compra?, ¿la cantidad facturada está cubierta por lo recibido?, ¿el monto de la línea cae dentro de la tolerancia? Una verificación a nivel de total dejaría que dos errores que se compensan pasen sin problema. La conciliación a nivel de línea no.
Tolerancias
Tolerancias que tú defines, porque la pregunta del centavo es tuya
Las facturas reales rara vez coinciden con la orden de compra al centavo. Un precio unitario redondea distinto, el flete se reparte entre líneas, el sistema de un proveedor trunca donde el tuyo redondea. Una conciliación que exige coincidencia exacta falla en facturas que nadie en un escritorio cuestionaría — y entonces la cola de excepciones se convierte en el lugar donde vive cada factura. Así que los umbrales son tuyos, no nuestros:
- Tolerancia de precio — cuánto puede desviarse un precio unitario facturado del precio de la orden de compra antes de que la línea falle.
- Tolerancia de cantidad — cuánto puede exceder la cantidad facturada lo que muestra el recibo. Un proveedor que factura doce unidades cuando llegaron diez se detecta aquí.
- Tolerancia de monto — el techo de cuánto puede alejarse el total de una línea de lo que la orden de compra y el recibo juntos respaldan.
Dentro de las tolerancias, la línea pasa y nadie se interrumpe. Fuera de ellas, la línea falla — visiblemente, con los dos números en desacuerdo lado a lado.
Fallos de conciliación
Qué hace realmente una conciliación fallida
Una línea que falla una verificación se convierte en una excepción, y la factura se retiene de la aprobación. No entra al ruteo de aprobaciones por monto, centro de costo y proyecto hasta que se resuelve la excepción — así un aprobador nunca da el visto bueno a una factura con una discrepancia abierta enterrada en la línea 4. La retención es el punto: la discrepancia espera a una persona en lugar de avanzar por inercia.
Junto a la conciliación, Onivo detecta facturas duplicadas y reenviadas antes de que se paguen dos veces — la segunda copia de una factura es una discrepancia de su propio tipo, y recibe el mismo tratamiento: señalada, retenida, decidida por una persona. Cada una de esas decisiones se registra en un rastro de auditoría a prueba de manipulación, así cuando el auditor pregunta por qué se pagó una factura, la respuesta es un registro, no un recuerdo.
Una vez que la conciliación pasa y terminan las aprobaciones, la factura se sincroniza con tus libros a través de la conexión con el ERP — con consulta antes de crear, para que nada se contabilice dos veces.
La conciliación a nivel de línea es donde más difieren las herramientas de AP — ve cómo se compara Onivo con otras herramientas de AP y con operar AP solo en tu sistema contable.
Conciliación a 2 vías
Por qué una conciliación a 2 vías es solo factura y orden de compra
No toda compra produce un recibo de mercancía. El retenedor, la suscripción de software, el contrato de servicio mensual — nada llega a un muelle, así que no hay nada que recibir. Para esos casos, una conciliación a 2 vías es la verificación honesta: la factura contra la orden de compra, mismo emparejamiento de líneas, mismas tolerancias de precio y monto.
La razón por la que son esos dos documentos y no otro par se reduce a dónde vive el dinero. La factura y la orden de compra llevan precios; el recibo de mercancía lleva cantidades. Una conciliación a 2 vías compara los dos documentos que declaran montos — lo facturado contra lo acordado. El recibo, cuando existe, agrega la tercera pregunta que responde una conciliación a 3 vías: si lo que se está facturando alguna vez llegó. Onivo ejecuta ambas, así el escritorio que compra servidores y el escritorio que compra horas de consultoría reciben cada uno la conciliación que les corresponde.
Preguntas frecuentes
Automatización de conciliación a 3 vías, explicada
¿Qué es la conciliación a 3 vías en cuentas por pagar?
La conciliación a 3 vías compara tres documentos antes de que una factura se apruebe para el pago: la factura (lo que facturó el proveedor), la orden de compra (lo acordado) y el recibo de mercancía (lo que llegó). Onivo ejecuta la comparación línea por línea, dentro de las tolerancias que tú defines.
¿Qué pasa cuando una factura falla la conciliación?
La verificación fallida se convierte en una excepción y la factura se retiene de la aprobación. No entra al ruteo de aprobaciones hasta que alguien resuelve la excepción, y cada decisión en el camino se registra en un rastro de auditoría a prueba de manipulación.
¿Quién define las tolerancias de conciliación?
Tú. Las tolerancias de precio, cantidad y monto las define tu equipo, así la conciliación refleja lo que tu contralor realmente cuestionaría en su escritorio — no un valor por defecto del proveedor.
¿Qué pasa si una compra no tiene recibo de mercancía?
Entonces una conciliación a 2 vías es la verificación correcta. Los servicios, suscripciones y licencias no producen un recibo, así que Onivo compara la factura contra la orden de compra sola — mismo emparejamiento de líneas, mismas tolerancias de precio y monto.
Ve la conciliación correr sobre tu propia papelería
Trae una orden de compra, su recibo y la factura que siguió. Ejecutaremos la conciliación frente a ti y te mostraremos exactamente dónde cae cada línea.
El precio se ajusta al volumen de facturas, y la página de seguridad cubre cómo se protegen los datos de tus facturas.