Adjuntos de correo
El PDF del correo se convierte en un registro de factura. Nadie descarga, renombra ni vuelve a cargar.
Soluciones · Captura de facturas y OCR
Captura de facturas y OCR que aprende de cada proveedor
Las facturas llegan como adjuntos de correo y PDFs cargados, en el diseño que prefiera cada proveedor. Onivo las lee con Google Document AI, aprende de las correcciones que hace tu equipo, y deja un campo en blanco en lugar de adivinar. ¿Curiosidad por cómo funciona ese aprendizaje? Lee la guía de cómo el OCR de facturas aprende de tus proveedores.
Capturando
lote-de-estado.pdf
Recibida
Adjunto de correo recogido desde el buzón de AP
Dividida
Un PDF, tres facturas — separadas en tres registros
Transcrita
Proveedor, número de factura, fechas, totales y líneas leídos
Revisada
Un campo incierto dejado en blanco para que lo llene una persona
Entregada
Continúa hacia codificación de línea, conciliación y aprobación
Carga de PDF
Arrastra un archivo y se une a la misma cola, leído de la misma forma.
PDFs con varias facturas
Un archivo con varias facturas se divide en registros separados.
Blanco sobre suposición
Un campo que el OCR no puede leer con confianza queda en blanco para una persona.
Recepción
Tres formas en que entra una factura
El adjunto de correo
La mayoría de las facturas ya llegan por correo. Apunta a los proveedores a un buzón de AP — o reenvía lo que llega al tuyo — y el adjunto se recoge y se convierte en un registro de factura por sí solo. El PDF nunca se queda en una bandeja de entrada esperando que alguien lo note.
El PDF cargado
Para todo lo que no llega por correo — la factura entregada en el mostrador y escaneada, la que se descarga de un portal de proveedor — arrastra el PDF a Onivo. Entra a la misma cola y se lee de la misma forma que todo lo demás.
El archivo con cinco facturas
Los proveedores agrupan. Una corrida de estado de cuenta o una pila de escáner puede meter varias facturas en un PDF. Onivo divide el archivo en los límites de cada factura, así cada una obtiene su propio registro, sus propias páginas y su propio camino a través de la codificación y la aprobación.
Transcripción
Leída por Document AI, no digitada por una persona
Cada factura capturada se transcribe con Google Document AI. Del encabezado: el proveedor, el número de factura, las fechas, los totales. Del cuerpo: cada línea — descripción, cantidad, precio unitario, monto. El detalle a nivel de línea importa, porque todo lo que sigue río abajo funciona línea por línea.
- Proveedor y número de factura, leídos del propio documento
- Fechas y totales, así la factura puede convertirse en una factura por pagar sin volver a digitar
- Líneas con cantidades y precios unitarios, listas para conciliar
- Una verificación de duplicado al llegar — una factura reenviada se detecta en la puerta, antes de que se pueda pagar dos veces
La capa de aprendizaje
Las correcciones le enseñan al lector
Ningún proveedor coincide con otro
Uno pone el total en la esquina superior derecha, otro lo entierra bajo un talón de remesa, otro junta las descripciones de línea. El OCR genérico trata cada diseño como un rompecabezas nuevo y comete los mismos errores factura tras factura.
Las correcciones de tu equipo se quedan
Cuando alguien corrige un campo — mueve un total a la casilla correcta, ordena una descripción de línea — Onivo guarda la corrección y aplica lo que aprendió a la siguiente factura de ese proveedor. La corrección se hace una vez, no cada mes.
La precisión sube por proveedor
La primera factura de un proveedor nuevo puede necesitar unos cuantos toques. Cada toque hace que la siguiente de ese proveedor sea más limpia, así la lectura mejora exactamente donde está tu volumen — con los proveedores que te facturan cada mes.
Precisión
Un campo en blanco vence a uno equivocado
Adivinar es el modo de fallo peligroso en el OCR de facturas, porque un monto equivocado se ve exactamente igual que uno correcto. Un número plausible en el campo del total pasa la revisión sin problemas y se paga. Así que cuando Onivo no puede leer un campo con confianza, lo deja en blanco. Un blanco es honesto: detiene la factura y le pide a una persona que mire. Y el valor que escribe la persona no es solo una corrección para una factura — es una corrección que la capa de aprendizaje guarda para ese proveedor.
No todas las herramientas de AP hacen esa concesión de la misma forma — ve cómo se compara Onivo con otras herramientas de AP y con operar AP solo en tu sistema contable.
Río abajo
La captura es el primer paso, no el punto final
Codificación
Cada línea capturada se codifica a una cuenta contable, un centro de costo y un proyecto — el detalle que hace que los reportes de fin de mes signifiquen algo.
Conciliación
Las líneas se verifican contra la orden de compra y el recibo de mercancía con conciliación a 2 y 3 vías, dentro de las tolerancias de precio, cantidad y monto que tú defines.
Aprobación
La factura se rutea por monto, centro de costo y proyecto a través de flujos de aprobación hacia las personas que deben dar el visto bueno — y solo esas personas.
Contabilización
Las facturas aprobadas se sincronizan en tu ERP como facturas por pagar en los propios términos de tu sistema — con una consulta antes de cada creación para que nada se contabilice dos veces. Ve la página de integraciones con el ERP para saber cómo se mueven los datos.
Cada paso en el camino — cada lectura, edición, conciliación y aprobación — queda en un rastro de auditoría a prueba de manipulación. Ve cómo maneja Onivo la seguridad.
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Ve la captura correr sobre tus propias facturas
Trae tus PDFs más difíciles — los diseños apretados, los archivos con varias facturas — y ve a Onivo leerlos frente a ti, y luego llevarlos a través de la codificación y la conciliación.
El precio se ajusta al volumen de facturas, y la página de seguridad cubre cómo se protegen los datos de tus facturas.